KOTA CIREBON — Mengubah dokumen Word menjadi PDF, mengecilkan ukuran file, menggabungkan beberapa dokumen, hingga mengonversi gambar menjadi PDF kini bisa dilakukan dengan mudah. Cukup membuka situs PDF online, mengunggah file, memilih fitur yang dibutuhkan, lalu menunggu beberapa saat sampai proses selesai.
Persoalannya bukan pada proses konversinya, melainkan pada file yang ikut dikirim ketika tombol “upload” ditekan.
Untuk memproses dokumen, layanan berbasis web pada umumnya perlu menerima file pengguna melalui sistem mereka. Dengan demikian, dokumen yang sebelumnya hanya berada di perangkat pengguna menjadi bagian dari sebuah proses pertukaran informasi dengan layanan pihak lain.
Pada dokumen biasa, hal tersebut mungkin tidak terlalu menjadi persoalan. Namun, situasinya berbeda ketika file memuat identitas, informasi keuangan, dokumen kepegawaian, tanda tangan, atau informasi lain yang seharusnya tidak tersebar.
NIST dalam Security Considerations for Exchanging Files Over the Internet mengingatkan bahwa pertukaran file melalui internet memiliki risiko keamanan, termasuk ketika file disimpan pada server pihak ketiga yang tidak sepenuhnya berada dalam kendali pengguna. Perlindungan informasi karena itu perlu disesuaikan dengan tingkat sensitivitas dan risikonya.
Apa yang Terjadi Setelah Dokumen Diunggah?
Saat menggunakan layanan PDF online, file biasanya dikirim ke server penyedia layanan untuk diproses. Setelah selesai, pengguna dapat mengunduh hasilnya kembali.
Yang perlu diperhatikan adalah kebijakan setiap layanan tidak selalu sama. Ada layanan yang menjelaskan bahwa file akan dihapus setelah beberapa waktu, sementara layanan lain mungkin memiliki ketentuan berbeda mengenai penyimpanan dan pengelolaan file.
Karena itu, sebelum mengunggah dokumen, sebaiknya kita tidak hanya melihat apakah situs tersebut bisa melakukan pekerjaan yang kita butuhkan. Perhatikan juga bagaimana layanan tersebut menangani file dan data pengguna.
NIST SP 800-47 Rev. 1 menempatkan perlindungan informasi sebagai bagian dari keseluruhan proses pertukaran data, baik sebelum, selama, maupun setelah informasi dipertukarkan. Prinsip dasarnya sederhana: tingkat perlindungan perlu sebanding dengan risiko informasi yang dibagikan.
Tidak Semua Dokumen Aman untuk Diunggah
Coba perhatikan kembali file yang biasanya kita simpan di laptop atau ponsel. Bisa jadi tanpa disadari, satu dokumen mengandung cukup banyak informasi pribadi.
Contohnya:
KTP atau kartu identitas;
Kartu Keluarga;
Ijazah dan dokumen akademik;
Dokumen kepegawaian;
Rekening atau dokumen perbankan;
Dokumen kesehatan;
Surat yang memuat tanda tangan;
Dokumen yang berisi alamat, nomor telepon, atau data pribadi lainnya.
Dokumen seperti ini sebaiknya tidak langsung diunggah ke situs yang belum kita kenal.
Di Indonesia, pelindungan data pribadi telah diatur melalui Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Aturan tersebut mengatur jenis data pribadi, hak subjek data pribadi, pemrosesan data pribadi, kewajiban pengendali dan prosesor data pribadi, hingga ketentuan mengenai transfer data pribadi.
Dalam UU tersebut, data pribadi juga dibedakan menjadi data pribadi yang bersifat umum dan spesifik. Data kesehatan, biometrik, genetika, data anak, serta data keuangan pribadi termasuk dalam kategori data pribadi yang bersifat spesifik.
Artinya, menjaga data pribadi bukan hanya urusan perusahaan atau instansi. Kita sebagai pengguna internet juga perlu lebih berhati-hati ketika memberikan data kepada layanan digital.
Apa Risikonya?
Mengunggah dokumen ke layanan online tidak otomatis membuat data kita bocor. Namun, tetap ada beberapa risiko yang perlu dipertimbangkan.
Data tersimpan lebih lama dari yang kita kira
Tidak semua orang membaca kebijakan privasi sebelum menggunakan sebuah layanan. Padahal, informasi tersebut dapat menjelaskan bagaimana file pengguna disimpan dan kapan file tersebut dihapus. Jika dokumen berisi informasi sensitif, hal seperti ini tentu perlu diperhatikan.
Dokumen mengandung terlalu banyak informasi pribadi
Sebuah file mungkin hanya terlihat seperti “dokumen PDF biasa”. Namun, di dalamnya bisa terdapat nama lengkap, alamat, nomor identitas, tanda tangan, hingga informasi lainnya. Jika file tersebut jatuh ke pihak yang tidak seharusnya, informasi di dalamnya berpotensi disalahgunakan.
Salah memilih situs
Di internet terdapat banyak layanan dengan nama dan tampilan yang hampir serupa. Pengguna bisa saja masuk ke situs yang tidak resmi, penuh iklan, atau bahkan dibuat untuk tujuan yang tidak baik. Karena itu, jangan asal memilih situs hanya karena muncul di hasil pencarian paling atas.
Salinan file dapat tertinggal
Setelah mendapatkan hasil konversi, kita sering langsung menutup halaman tanpa memeriksa kembali apakah file yang sudah diunggah masih tersimpan di layanan tersebut. Jika tersedia pilihan untuk menghapus file secara manual, manfaatkan fitur tersebut.
Bagaimana Menggunakan PDF Online dengan Lebih Aman?
Tidak semua file harus diperlakukan dengan tingkat kehati-hatian yang sama.
Mengubah materi presentasi yang bersifat umum menjadi PDF tentu berbeda dengan mengunggah scan KTP. Mengecilkan ukuran poster kegiatan juga berbeda risikonya dengan mengompres dokumen rekening bank.
Karena itu, langkah pertama bukan mencari layanan PDF yang paling cepat, melainkan mengklasifikasikan dokumen yang akan diproses.
CISA juga merekomendasikan perlindungan terhadap data yang tersimpan di perangkat, termasuk melalui enkripsi dan pencadangan pada media atau layanan yang telah dipertimbangkan keamanannya.
Berikut beberapa hal sederhana yang bisa dilakukan.
Periksa isi dokumen sebelum upload. Buka dokumen dan lihat informasi apa saja yang terdapat di dalamnya. Apakah ada KTP, nomor identitas, alamat, tanda tangan, atau informasi lain yang seharusnya tidak dibagikan.
Pastikan situs yang digunakan benar. Perhatikan alamat situs dan hindari membuka layanan melalui tautan mencurigakan. HTTPS juga menjadi salah satu hal dasar yang perlu diperhatikan ketika menggunakan layanan berbasis web.
Baca kebijakan privasi. Tidak perlu membaca seluruh dokumen hukum jika terlalu panjang. Setidaknya cari informasi mengenai bagaimana file diproses, berapa lama file disimpan, dan bagaimana mekanisme penghapusannya.
Gunakan layanan yang memiliki reputasi baik. Jangan hanya melihat apakah layanan tersebut gratis atau tampilannya menarik. Cari tahu siapa penyedia layanannya dan bagaimana mereka menjelaskan praktik keamanan serta privasi pengguna.
Pertimbangkan menggunakan aplikasi offline untuk dokumen sensitif. Jika sebuah dokumen berisi data pribadi atau informasi rahasia, mengolahnya langsung di perangkat dapat menjadi pilihan yang lebih baik karena kita tidak perlu mengunggah file ke server pihak lain.
Layanan PDF online pada dasarnya adalah alat bantu. Persoalannya muncul ketika kemudahan penggunaan membuat kita mengabaikan informasi yang ikut berpindah di balik proses tersebut. Sebelum menekan “Upload”, pastikan kita tahu bukan hanya apa yang ingin kita dapatkan dari layanan tersebut, tetapi juga informasi apa yang sedang kita serahkan.
Olah Data dan Olah Grafis: Nayla Deffonda Sindoro (Mahasiswa Magang Institut Prima Bangsa Cirebon)
Pembimbing: Nano Romansyah
Penyunting: Elsi Yuliyanti
Program Pembimbingan Magang dan PKL
Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kota Cirebon
Jalan Dr. Sudarsono No. 40, Kota Cirebon, 45134
https://dkis.cirebonkota.go.id
Instagram: @dkiskotacirebon @pemdakotacrb @ppidlapor.cirebonkota
